La struttura del programma è stata messa a punto a seguito di una serie di esperienze catalografiche attuate con differenti strumenti, che hanno visto un confronto serrato tra lo storico dell’arte-curatore d’archivio e l’informatico e che hanno messo a frutto le differenti specifiche competenze.
L’archivio digitale permette di raccogliere le informazioni, secondo una serie articolata di voci, e offre la possibilità di implementare nuove funzionalità future oltre che offrire facilità di interscambio dei dati per la realizzazione di opere cartacee e multimediali. Di fatto risulta costituito: - da un archivio centrale - Archivio Opere - che raccoglie le informazioni relative alle opere realizzate dall’artista, cuore dell’intero lavoro, attorno al quale ruotano altri archivi satelliti, dotati comunque di una loro completa autonomia, che integrano le informazioni di quello principale, fornendo i dati relativi alla Bibliografia, alle Esposizioni, alle Aste, ai Possessori
In questo modo di ciascun lavoro (sia esso dipinto, scultura, disegno, incisione, oggetto…), identificato da un codice progressivo solo numerico e da un inventario alfanumerico scelto dal catalogatore in base alle caratteristiche della produzione dell’artista, vengono registrati i dati tecnici: titolo, data di esecuzione, misure, tecnica, supporto, firma ed eventuali scritte sul fronte e sul retro; inoltre è possibile indicare se l’opera è inserita in una cornice con le relative dimensioni, utili qualora l’opera debba essere esposta.
Oltre a questi dati strettamente tecnici, di ciascuna opera è possibile conoscere anche la sua presenza in rassegne personali o collettive, la pubblicazione su cataloghi, volumi o articoli, la vendita alle aste, infine i possessori dell’opera, compresi eventuali passaggi di proprietà. Naturalmente i dati sensibili sono riservati e non accessibili al pubblico, ma permettono di mantenere i contatti con i collezionisti dell’artista, tenendoli, tra l’altro, informati sulla sua attività e quella dell’archivio.
Ogni opera, poi, è presente in Archivio almeno con un’immagine ed è quindi immediatamente riconoscibile e identificabile; tuttavia ad ogni lavoro è possibile collegare diverse immagini, a risoluzioni differenti, che potranno essere poi utilizzate per pubblicazioni su web, cartacee, ecc… Infine ogni scheda delle opere presenta due campi liberi per le Note e le Note riservate, dove trovano spazio le più diverse informazioni legate al lavoro in oggetto; le Note riservate, in particolare, contengono informazioni importanti ma che non vanno diffuse (ad esempio i nomi dei destinatari di una dedica) e uno Area di lavoro, utile per ricordare al compilatore eventuali questioni in sospeso e da controllare.
Bibliografia, Esposizioni e Aste sono collegate tra loro vale a dire che a ciascuna rassegna sono collegati il catalogo di riferimento, gli articoli, le recensioni e il materiale digitale (o digitalizzabile) che vi si riferiscono; analogamente a ciascuna asta è collegato il catalogo di riferimento. Tuttavia possono essere utilizzate in modo autonomo e costituire quindi un elenco delle pubblicazioni, organizzato secondo criteri selezionati di volta in volta, ad esempio in ordine cronologico o per autore, e un elenco delle rassegne suddiviso in esposizioni personali o collettive, e disposto per anno, per luogo ecc.
Infine, utilizzando i dati inseriti, ArcOpé predispone automaticamente un certificato di autentica, con la relativa immagine, da consegnare al proprietario dell’opera.
L’impiego di numerosi menù “a tendina” per i campi ricorrenti permettono di selezionare quanto opportuno senza dover ripetere la digitazione, evitando così di compiere errori di battitura, che rendono non ricercabile la voce.